Hồ sơ tham vấn tâm lý, rõ ràng từ đầu đến cuối.
Bản trình bày mô phỏng một ca tham vấn theo trình tự. Chọn từng bước để mở nội dung, theo dõi tài liệu và chuyển sang preview khi cần trình chiếu.
Thông tin nhóm
The Psytalk
Prototype trình bày nội dung về hồ sơ tham vấn và trị liệu tâm lý. Danh sách thành viên được nhóm tự cập nhật trong chế độ editor.
Thành viên nhóm
Chưa có danh sách thành viên được cập nhật.
Organization
Mô hình nhân sự
Năm vai trò phối hợp xuyên suốt một ca tham vấn.
Giám đốc
Chịu trách nhiệm cao nhất về pháp lý và chất lượng trị liệu, mà tập trung giải quyết các ca khủng hoảng (tự sát, bạo lực) và đánh giá năng lực của nhân sự.
Giám sát viên
Những nhà tham vấn kỳ cựu. Nhiệm vụ của họ là kèm cặp chuyên môn cho các chuyên viên cấp dưới, giúp họ không bị kiệt sức nghề nghiệp và không đi chệch hướng trị liệu.
Chuyên viên tham vấn
Người trực tiếp thực hiện các phiên tham vấn.
Lễ tân
Setup không gian tham vấn, chào đón thân chủ, thực hiện thủ tục thanh toán.
Điều phối viên
Tiếp nhận thông tin ban đầu; kiểm tra hồ sơ hành chính; điều phối chuyên viên; theo dõi trạng thái hồ sơ; điều phối lịch; kiểm tra hồ sơ đã hoàn thành về mặt thủ tục.
Data governance
Mô hình quản trị dữ liệu
Phân loại hồ sơ, quyền truy cập và cách thức lưu trữ.
| Loại Hồ sơ | Nội dung chứa đựng | Ai được quyền truy cập? | Cách thức lưu trữ |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ Hành chính | Tên thật, SĐT, địa chỉ, lịch hẹn, thông tin thanh toán, Bản đồng thuận. | Bộ phận Lễ tân, Kế toán, Quản lý trung tâm. | Lưu trên phần mềm quản lý chung (CRM), tủ hồ sơ bên ngoài. |
| Hồ sơ Lâm sàng (Case Notes) |
Ghi chép tâm lý (SOAP), đánh giá chẩn đoán, kế hoạch can thiệp. | Chỉ Chuyên viên phụ trách ca và Giám đốc/Giám sát lâm sàng. | Bắt buộc mã hóa tên thật (Phi định danh). Tủ khóa 2 lớp hoặc server đám mây mã hóa riêng. |
Consultation flow · 01—08
Quy trình một ca làm việc
Tám bước được sắp theo đúng trình tự. Mở một bước để xem mục đích, nội dung học thuật và tài liệu liên quan.
Đăng ký và tiếp nhận hành chính
- Kiểm tra lịch hẹn
- Chuẩn bị không gian tham vấn
- Đón tiếp thân chủ, cung cấp các loại hồ sơ ban đầu
- Giải thích về bảo mật: Thông báo ngắn gọn cho thân chủ biết dữ liệu cá nhân của họ sẽ được xử lý như thế nào.
Người thực hiện: Lễ tân
Nắm các thông tin hành chính (tuổi, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân), lý do đến tham vấn, tiền sử tâm lý/y khoa, và người liên hệ khẩn cấp.
Đảm bảo có đầy đủ các điều khoản về giới hạn bảo mật, chi phí, thời lượng, chính sách hủy lịch và quyền lợi/trách nhiệm của hai bên.
Sàng lọc ban đầu và Phân ca
Sàng lọc ban đầu:
- Tính cấp bách: Đang có nguy cơ khẩn cấp hay không; có cần hỗ trợ y tế ngay không; có hành vi nguy hiểm hiện tại không.
- Rà soát để đảm bảo không vi phạm đạo đức nghề nghiệp (tránh Mối quan hệ song song) và chỉ định chuyên viên có chuyên môn lâm sàng phù hợp nhất với vấn đề của thân chủ.
- Điều phối nhà tham vấn phù hợp chuyên môn.
- Lưu trữ thông tin hành chính.
Người thực hiện: Điều phối viên
Nắm các thông tin hành chính (tuổi, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân), lý do đến tham vấn, tiền sử tâm lý/y khoa, và người liên hệ khẩn cấp.
Đồng thuận tham vấn
- Điều phối viên cung cấp phiếu đồng thuận
- Nhà tham vấn giải thích cụ thể các điều khoản, đặc biệt là điều khoản bảo mật và các trường hợp phá bảo mật (Nguy cơ tự sát, gây hại, có yếu tố xâm hại)
- Thân chủ ký Phiếu đồng thuận sau khi đã được Nhà tham vấn gặp và giải thích các thắc mắc
Người thực hiện: Nhà tham vấn
Đảm bảo có đầy đủ các điều khoản về giới hạn bảo mật, chi phí, thời lượng, chính sách hủy lịch và quyền lợi/trách nhiệm của hai bên.
Đánh giá ban đầu (Buổi trao đổi đầu tiên)
Đánh giá ban đầu: Tìm hiểu về thân chủ và lý do họ tìm kiếm sự giúp đỡ.
- Vấn đề hiện tại: Điều gì khiến thân chủ đến tham vấn, Triệu chứng của họ là gì (mất ngủ, lo âu, xung đột gia đình...)?
- Lịch sử cá nhân và gia đình: Thông tin nền tảng về tuổi thơ, học vấn, nghề nghiệp, các mối quan hệ quan trọng.
- Lịch sử y tế / tâm thần: Thân chủ đã từng điều trị tâm lý hay dùng thuốc tâm thần bao giờ chưa?
Đánh giá rủi ro:
- Nguy cơ tự sát / tự hại: Thân chủ có suy nghĩ chán sống không? Đã có kế hoạch hay từng thử tự sát trong quá khứ chưa?
- Nguy cơ bạo lực: Thân chủ có ý định làm hại ai khác không?
- Nguy cơ bị tổn thương: Thân chủ có đang là nạn nhân của bạo hành, lạm dụng (đặc biệt chú ý nếu là trẻ em hoặc người yếu thế) không?
- Khái quát ca: Phân tích để tìm ra hướng giải quyết
- Lưu trữ thông tin chuyên môn (mã hóa)
- Ký hợp đồng tham vấn
Người thực hiện: Nhà tham vấn
Lưu trữ diễn biến, các cơ chế tự vệ bộc phát, bài tập giao về nhà và định hướng phiên kế tiếp.
Tài liệu chuyên môn cốt lõi, tích hợp toàn bộ dữ liệu thu thập qua phỏng vấn và lượng giá chuyên sâu.
Sử dụng để làm việc với người giám sát chuyên môn nhằm điều chỉnh kỹ thuật trị liệu.
Văn bản pháp lý xác lập ranh giới nghề nghiệp, chi phí, và nguyên tắc bảo mật.
Tiến trình tham vấn + Đánh giá tiến triển
- Trong buổi trị liệu: Ghi chú tiến độ → giám sát khi cần.
- Các buổi tiếp theo: Tiếp tục đánh giá → sửa đổi → chuyển tiếp → chấm dứt.
- Kết thúc 1 ca (kết thúc 1 tiến trình)
Người thực hiện: Nhà tham vấn có/ không Giám sát
Lưu trữ: Nhà tham vấn
Cập nhật sau mỗi phiên làm việc để lưu trữ diễn biến.
Chuẩn bị nội dung để làm việc với người giám sát chuyên môn.
Hoàn tất ca và ghi hồ sơ kết thúc ca
Ghi chép và lưu giữ hồ sơ:
- Ghi chép lưu giữ hồ sơ các cuộc tham vấn, bao gồm ghi lại các hoạt động, sự tham gia và cảm xúc của từng đối tượng.
- Quản lý các tài liệu ghi, lưu trữ, duy trì và phổ biến các dữ liệu trong quá trình hành nghề nhằm mục đích tạo điều kiện tham khảo, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu pháp luật.
- Bảo mật và xử lý dữ liệu: Duy trì tính bí mật trong việc thiết kế, lưu trữ, truy cập, vận chuyển cũng như hủy các bản ghi.
- Đánh giá kết quả và ra quyết định: Nhận định về những mục tiêu đã đạt được hoặc không đạt được, từ đó đề ra quyết định kết thúc hay tiếp tục tham vấn.
- Theo dõi sau khi đóng hồ sơ (kết thúc ca): Gọi điện thoại, email hỏi thăm nhằm nắm được tình trạng của thân chủ.
Người thực hiện: Nhà tham vấn
Hoàn thiện các ghi chú quan trọng nhất của phiên.
Lập ra khi kết thúc tiến trình để tổng kết mức độ cải thiện triệu chứng và các kiến nghị dự phòng tái phát.
Thủ tục hành chính sau phiên và sau ca
- Lưu trữ hồ sơ: Chuyên gia và trung tâm cập nhật báo cáo, ghi chú tiến trình vào hệ thống bảo mật.
- Nhà tham vấn: Lưu trực tiếp hồ sơ lâm sàng vào hệ thống bảo mật.
- Trong hệ thống bản cứng: Nhà tham vấn hoàn tất → cho vào bì hồ sơ mã hóa → lưu tại khu vực hồ sơ lâm sàng được kiểm soát.
- Thanh toán và đặt lịch: Khách hàng hoàn tất thủ tục tài chính và đặt lịch hẹn tiếp theo nếu cần.
- Vệ sinh không gian: Nhân viên dọn dẹp lại phòng tham vấn, sắp xếp lại đồ đạc và trả lại nguyên trạng.
Người thực hiện: Điều phối viên
Xác nhận hoàn tất thủ tục tài chính cho phiên tham vấn.
Giám sát – hội chẩn – quản trị nguy cơ
- Giám sát: Nhà tham vấn làm việc định kỳ với một chuyên gia giàu kinh nghiệm hơn để báo cáo và thảo luận về các ca mình đang thực hiện.
- Đảm bảo chất lượng trị liệu: Giám sát viên giúp nhà tham vấn nhìn nhận lại những điểm mù, những thành kiến cá nhân hoặc sai sót trong kỹ năng.
- Hỗ trợ cảm xúc cho nhà tham vấn: Tạo không gian an toàn để nhà tham vấn giải tỏa những gánh nặng tâm lý.
- Đảm bảo đạo đức nghề nghiệp: Đánh giá xem nhà tham vấn có đang đi quá giới hạn chuyên môn hoặc vướng vào các mối quan hệ kép với thân chủ hay không.
- Hội chẩn: Phối hợp thảo luận diễn ra giữa các đồng nghiệp cùng cấp hoặc các chuyên gia đa ngành (như Bác sĩ tâm thần, Nhân viên xã hội).
- Quản trị nguy cơ: Quản lý những rủi ro phát sinh từ phía thân chủ, chẳng hạn như khi thân chủ có hành vi quấy rối, đe dọa hoặc nảy sinh tình cảm với nhà tham vấn.
Document library
Tổng hợp danh mục hồ sơ
Hệ thống biểu mẫu và văn bản chuẩn hóa được sử dụng xuyên suốt trong tiến trình tham vấn và trị liệu tâm lý tại trung tâm.
Editor · đăng nhậpĐang tải danh mục tài liệu…
Editor only · Cloudflare Access
Cập nhật nội dung trình bày
Chọn hồ sơ, thay file sau mỗi lần edit và bấm lưu. Chỉ phiên đã đăng nhập Cloudflare Access mới được cập nhật metadata hoặc file vào kho chung.